HR bør ind tænkes i byggeprocessen!

Skrevet af Stina Trojlsgaard

Igen og igen bekræftes det, at mange af byggeriets konflikter skyldes de menneskelige aspekter om bord på et projekt: forkerte kompetencer, personligheder der clasher, dårlig organisering, uklar rolle- og ansvarsfordeling og begrænset vilje til at samarbejde. Hvis vi vil gå nye veje, er det på tide at hæve barren for, hvordan vi indtænker HR indsatserne på byggeprojekterne – at vi organiserer, strukturere og håndterer de ’medarbejder’ rettede aktiviteter mere og bedre på projektet. Dette gælder både udvælgelsen, afklaring af roller samt teambuilding af projektets deltagere mmm. 

Prøv først, at gå med på dette tankeeksperiment: 

Hvis du skulle starte en mellemstor virksomhed, som skulle omsætte for et to- eller tre cifret million beløb over de næste par år, hvilke tiltag ville du foretage ift. organisationen, kulturen og medarbejderne? 

• Ville du sikre en grundig rekruttering af ledere og medarbejdere, så de rette kompetencer - med det rette mind-set - kom med ombord i virksomheden?

• Ville du udarbejde et grundigt gennemarbejdet organisationsdiagram, fastlægge funktionsbeskrivelser med tydelig afklaring omkring ansvar for alle ledere og medarbejdere – så alle blev helt klar på deres rolle, ansvar og funktion?

• Og ville du sikre, at holdet af medarbejdere og ledere var knyttet så tæt sammen, at de blev et team, som samarbejdede og fik en virksomhedskultur, der agerer ud fra tydelige værdier så som tillid, åbenhed og professionalisme?

Jeg ville! Og det tænker jeg også, at langt de fleste ville.

Ser man på opstart og drift af langt de fleste virksomheder, så bruges der mange ressourcer på at få de organisatoriske og medarbejderrettede rammer etableret. Dette bl.a. fordi organisationen er fundamentet for virksomheden og fordi at medarbejderne er virksomhedens vigtigste aktiv. 

Men hvorfor er det så, at vi på større som mindre byggesager kun i begrænset omfang sætter fokus på de HR relateret processer? Det undrer mig! Og særligt, når vi alt for ofte oplever, at de knaster og konflikter, der er på byggeprojekterne, handler om menneskene om bord på projektet; personligheder som ikke kan sammen, uklare roller, clash mellem virksomhedskulturer mm. Det kan sagtens være, at uoverensstemmelsen udadtil handler om økonomi, men i bund og grund handler det om de mennesker, som står bag og som udfører arbejdet; de prioriteringer som de foretager - eller mangel på samme. 

Så ’medarbejderne’ er også byggeriets vigtigste aktiv.

Bevares; jeg ved at flere bygherrer, rådgivere og entreprenører iværksætter processer for at komme godt i gang med byggesagen, mens andre helt udelader det, men overordnet set – og set i lyset af hvor mange betydelige konflikter, der opstår, bør der nok skrues op for denne indsats. 

Jeg synes, det er på høje tid, at vi hæver barren for de indsatser, som gør, at vi får nogle bedre styrede og organiserede byggeprojekter. Lad mig eksemplificere hvordan jeg ville – som et minimum - indtænke HR indsatserne på byggeprojektet for at skabe et godt fundament for organiseringen og byggesagens aktører. Lad mig bare afsløre, at jeg synes der er plads til langt flere HR-indsatser; så som målstyring, kompetenceafklaring, ledelsesudvikling, trivselsindsatser, coaching mm, men lad os starte med disse essentielle indsatser.

Men hvorfor er det så, at vi på større som mindre byggesager kun i begrænset omfang sætter fokus på de HR relateret processer? Det undrer mig!

Rekruttering – udvælgelse af teamet

Jeg tror, de fleste har været på et projekt, hvor konflikter og udfordringer udspringer fra projektdeltagernes personlighederne; introverte overfor ekstroverte personligheder, som ikke forstår hinanden, og som ikke ’taler samme sprog’, temperamentsfulde personer, som i utide – og unødigt - ryger i luften til stor irritation for teamet, eller personers manglende vilje eller evner til samarbejde som skaber knuder, misforståelser og i sidste ende mistillid.  Eksemplerne er mange. 

Derfor bør der sættes mere fokus på de personlige kompetencer for udvælgelse af både projekteringsteamet såvel som for entreprenørerne – til alles gensidige interesse. Bygherren bør spørge sig selv; hvilke personligheder ville være gode at få med på denne byggesag? Og hvordan sammensætter vi et hold hvor personlighederne matcher godt? 

Vores tilgang er, at der bør foretages en reel udvælgelse – ligesom i en professionel rekruttering - med fokus på at få de rette personer med ombord på projektet. En rekruttering – som vi kender den fra virksomheds ansættelser; interview af aktørerne, personligheds test, afklaring af kompetencer mm. Denne proces bør foretages af en uvildig person, som udelukkende har fokus på de personlige kompetencer. Dette som et supplement til bygherrens (hhv. rådgivere) som har en viden om de faglige kompetencer der er behov for.

Formålet med udvælgelsen er at matche de rette personer med projektet og de særlige krav, det enkelte byggeprojekt har, som personen skal kunne honorere. Dette vil en reel udvælgelsesproces kunne afklare. Det andet formål med processen er at få sammensat et team, hvor teamdeltagernes personligheder supplerer hinanden på en hensigtsmæssig måde.   

Funktionsbeskrivelser – hvem gør hvad?

Et af de områder, som jeg oftest oplever går i hårdknude, er rolleafklaringen blandt byggeprojektets aktører. Overordnet set ved alle, hvilken rolle en hhv. bygherre, rådgiver, projektleder, entrepriseleder mm har. Alligevel er der masser af gråzoner som der kløjes i. Disse gråzoner er genstand for megen konflikt, fejl, mangler, dalende produktivitet mm.

Derfor bør der indtænkes en proces, hvor funktionerne gennemgås. På et større projekt, hvor rollerne skal tydeliggøres, bør der udarbejdes funktionsbeskrivelser med afklaring af ansvars, beføjelses- og kompetenceområder. Herunder reference linjer, succeskriterier og beføjelser. Her bør ledelsesindsatsen også tydeligt beskrives. På mindre byggesager, bør rollerne blive gennemgået og identificeres hvor der kunne være overlap eller områder, som ikke er dækket fx mellem rådgiver/entreprenør. Min erfaring er, at vi skøjter alt for hurtigt over rolleafklaringen, hvilket ofte resulterer i uklarheder og uoverensstemmelser undervejs, som igen fører til fejl, misforståelser og nedsat produktivitet. Dette kan måske lyde bureaukratisk – men det er det ikke. Og slet ikke i forhold til de kontraktforhold, som byggeriet er underlagt.

Teambuilding – sikre et godt team samarbejde

Når vi samler aktører fra forskellige virksomheder til at indgå i tæt samarbejde over en given periode på et byggeprojekt, er vi også nødsaget til løbende og kontinuerligt at sikre, at gruppen reelt ER ét team; at alle er med ombord og arbejder mod samme mål. Udfordringen er ofte, at man som hhv. bygherre, rådgiver og entreprenør kommer fra hver sin virksomhedskultur – og at disse kulturer så og sige skal ’fusioneres’ så en fællesnævner findes – det lykkes ikke altid. 

For at sikre, at der sker en god teambuilding af teamet, bør der være opstartsworkshop tidligt i forløbet, hvor deltagerne lærer hinanden at kende, får drøftet projektet indgående, afstemt aftaler så som samarbejde, kommunikation, værdier, ansvar, kommandoveje mm. Disse aftaler er grundlaget for teamsamarbejdet. Kommer nye deltagere ind undervejs ’on-boardes’ de - så at sige - i det eksisterende team. Disse sessioner bør gentages løbende, således at der hele tiden kan samles op, udbygges og fin-tunes omkring samarbejdet. Ligeledes bør der løbende foretages målinger som tager temperaturen på samarbejdet og kommunikationen, og hurtigt kan følge op, hvis deltagerne afviger fra det aftalte.

Nye veje

For nogle vil dette være en helt ny vej at gå, for andre vil der allerede være taget hul på HR-indsatserne. Dog er der overordnet behov for at hæve barren, således at vi kan sikre at der er færre tvister, udfordringer og konflikter grundet de menneskelige kompetencer ombord på projekterne. Der er mange fordele at høste - ikke mindst de økonomiske og kvalitetsmæssige – for et godt team kommer hurtigere og mere sikkert i mål! Og en ting er helt sikkert, traditionelle virksomheder anvender ikke HR-indsatser for deres blå øjnes skyld, men fordi de for længst har erkendt, at det betaler sig på bundlinjen. 

God fornøjelse.